Las retenciones practicadas durante el ejercicio deberán ser acreditadas ante los propios sujetos a los cuales se les ha practicado la retención, mediante los correspondientes Certificados de retenciones y pagos a cuenta.
En este sentido, el apartado 3 del artículo 108 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIPF) establece:
(…)3. El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual a que se refiere el apartado anterior (…).
Plazo para entregar los certificados.
En general, y tal y como establece el artículo 108.3.2º párrafo del RIRPF, “deberá ponerse a disposición del contribuyente con anterioridad a la apertura del plazo de declaración por este Impuesto”.
En este sentido, para contribuyentes del IRPF, la entrega debe realizarse antes del mes de Abril y para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades antes del mes de julio; ahora bien, el hecho de haber formalizado ante la AEAT, los modelos (180, 190, 193…) que contienen dicha información a finales de enero, hace que el mes de febrero pueda ser un buen momento para elaborar y entregar los citados Certificados, evitando así olvidos en momentos posteriores.
Forma de entrega de los certificados.
En la práctica, cuando las retenciones se han practicado sobre trabajadores que todavía tienen contrato en vigor en la empresa, la entrega física y presencial suele ser la forma utilizada, pues se aprovecha para que dichos trabajadores firmen un recibí del Certificado entregado, disponiendo así de una acreditación de la entrega ante quién en un futuro lo requiriese.
Evidentemente, esto no siempre es posible. En los casos en que la entrega física no es posible (ejemplo: trabajadores que ya no están en la empresa, retenciones practicadas sobre otros empresarios o profesionales con los que no hay una relación continuada, etc.), el envío por correo electrónico firmado (cuando se tiene constancia de la recepción de éste por parte del destinatario) o por fax, sería suficiente.
Sanción por no cumplir con obligación de entrega de los certificados.
El artículo 206 de la Ley 58/2003 General Tributaria (LGT) establece que la Administración tributaria considerará infracción, el incumplimiento de la obligación de entregar el certificado de retenciones o ingresos a cuenta practicados a los obligados tributarios perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. La infracción prevista en este artículo será leve y la sanción consistirá en multa pecuniaria fija de 150 euros.
Si no estás cumpliendo con la obligación de formalización y entrega de los citados certificados, necesitas asesoramiento al respecto o estas teniendo problemas con tu declaración de I.R.P.F. o del I.S. porque no te entregaron el correspondiente certificado, contacta con nosotros y te ayudaremos.
